1、各分院由一名管理人员专门负责学生档案的收集、归档、整理、鉴定、保管、统计、借阅和传递等各项基础工作。管理人员应自觉执行档案管理的有关规定，确保档案的完整与安全。
2、学生档案管理的职责
（1）、 对学生学籍变动情况进行登记汇总。协调学院做好档案的重新分类
工作。
（2）、 统一部署、指导完成毕业生各类材料的装档、整理、排序、密封及发放工作。
（3）、 负责接收、整理、分类、统计、保管各类学生档案及有关材料。
（4）、 配合各部门做好学生档案的查阅工作。
（5）、 对失去保存价值的学生档案，应征求分院领导的同意。造册报经院领导批准，予以销毁，未经鉴定和同意不得销毁任何档案。
3、学生档案归档范围
凡是学生在我院所填写的相关表格，在校期间的表现情况以及与学生相关的各种材料，均应归档。
4、学生档案管理办法
（1）、每年度在招生结束后认真按录取新生名单核对信息，并为新生建立个人档案。
（2）、学生在校期间，档案以班级为单位进行管理。
（3）、建立学生电子档案，用来记录学生的基本信息及档案中的材料名称。
5、学生档案管理工作要求
（1）、对于学生的档案材料应及时整理归档。
（2）、要爱护档案，查阅时不准在档案上划圈、涂抹、批注、删改，未经批准不得复制。
（3）、查阅、借阅档案，需履行借阅手续，必须经分院领导审批后方可查阅。借阅人要爱护档案原件，用后及时归还。
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